MUHASEBE YAZILIMI SEÇİM REHBERİ
Muhasebe programlarını aynı işlem ve kapsamla karşılaştırın
Farklı yazılımları değerlendirirken ürün adlarından önce hangi kaydı, hangi kullanıcıyla ve hangi sonuç için tutacağınızı belirleyin.
Muhasebe programı aramasında çok farklı çözümlerle karşılaşabilirsiniz. Bazı işletmelerin önceliği fatura ve tahsilattır; bazılarında stok, şube, üretim ve dış sistemler de değerlendirmeye girer. Aynı fiyat başlığı altında sunulan iki teklifin aynı ihtiyacı karşıladığını varsaymayın. İyi bir karşılaştırma, ihtiyaçların ve kabul örneklerinin açık olmasına dayanır.
Önce yazılım kategorisini belirleyin
Günlük ticari kayıtlar için ön muhasebe, daha geniş işletme akışları için ERP ve yasal muhasebe süreçleri için gereken kapsam birbirinden ayrılmalıdır. Bir yazılım birkaç alanı birlikte sunabilir; ancak hangi modülün seçildiği, veri bağlantıları ve uygulama biçimi sonucu değiştirir. Mali müşavirinizin sorumluluğu ile işletme içinde yapılacak veri girişini ayrıca konuşun.
İhtiyaç listenize kullanıcı, şirket, depo ve satış noktası sayısını yazın. Bu sayıları bilmiyorsanız önce görevleri listeleyin: kim sipariş alıyor, kim mal kabul yapıyor, kim ödeme kaydediyor ve kim raporu kontrol ediyor? Kapsamı bu görevler üzerinden anlatmak, yalnız “muhasebe programı istiyorum” ifadesinden daha açıklayıcıdır.
Tek bir kabul senaryosunu bütün adaylarda çalışın
Temsilî bir satış hazırlayın: ürünün bir kısmı depoda bulunsun, kalan kısmı daha sonra gelsin ve müşteri kısmi ödeme yapsın. Siparişi açın, çıkan miktarı kontrol edin, belgeyi değerlendirin ve açık alacağı görüntüleyin. Ardından küçük bir iade ekleyin. Her çözümde aynı adımları ve beklenen sonuçları değerlendirmek, farklı tanıtımların karşılaştırılmasını kolaylaştırır.
İşlemleri yalnız yönetici hesabıyla görmeyin. Günlük kullanacak satış, depo ve finans çalışanlarının rollerini de değerlendirin. Bir adımı göstermek mümkün değilse nedenini ve gereken ilave kapsamı yazın. Eksik konu otomatik olarak ürünün yetersiz olduğu anlamına gelmez; ek modül, farklı kurulum veya işletme kararı gerekiyor olabilir.
Fiyat yerine toplam kapsamı karşılaştırın
| Başlık | Kontrol sorusu |
|---|---|
| Kullanım hakkı | Kaç kullanıcı, şirket ve kullanım dönemi dahil? |
| Modüller | İhtiyaç listemizdeki hangi akışlar seçilen kapsamda bulunuyor? |
| Veri aktarımı | Yalnız kartlar mı, açılış bakiyeleri veya geçmiş hareketler de mi ele alınacak? |
| Entegrasyon | Hangi sistemle, hangi veri yönünde ve hangi sorumluluklarla çalışılacak? |
| Eğitim | Kimler için, hangi örnekle ve hangi tekrar koşuluyla eğitim verilecek? |
| Destek ve devam eden gider | Kanallar, kapsam, yenileme ve ilave çalışma koşulları nasıl açıklanıyor? |
Bu ayrım yapılmadan yalnız düşük başlangıç bedeline bakmak, farklı hizmet kapsamlarını eşit sanmanıza neden olabilir. Bütün giderlerin sabit veya bütün projelerin aynı sürede biteceği varsayılmamalıdır. Yazılı teklifin geçerlilik ve kapsam dışı işlerini de okuyun.
Veri kalitesi ve rapor kontrolünü sınayın
Güzel bir rapor görünümü, dayandığı kaydın doğru olduğunu kanıtlamaz. Örnek toplamın hangi belge ve tarihlerden oluştuğunu inceleyin. Stok miktarını fiziki örnekle, cari toplamı açık belgelerle karşılaştırın. Aynı müşteri veya ürün için birden fazla kart varsa aktarım öncesi nasıl ele alınacağını konuşun.
Her çözümün rapor tarihini aynı biçimde yorumladığını varsaymayın. İşlem tarihi, belge tarihi ve tahsilat tarihi farklı sorulara cevap verebilir. İhtiyacınız olan raporu boş bir şablonla anlatabilirsiniz. Gerçek müşteri listelerini ilk görüşmede paylaşmanız gerekmez.
Bulut, cihaz ve bağlantı sorularını sona bırakmayın
Kullanılan bilgisayar, tarayıcı, etiket yazıcısı ve barkod okuyucu gibi cihazları belirtin. Bağlantı kesintisinde hangi işin bekleyeceğini sorun. Çevrimdışı çalışma veya belirli cihaz desteğini güncel kapsamla teyit edin. Farklı yerlerden erişim ihtiyacı, bütün kullanıcıların bütün verilere erişmesi gerektiği anlamına gelmez.
Veri dışa aktarma, yedekleme, erişim yönetimi ve personel ayrılışı için uygulanacak yöntemleri konuşun. Güvenliği yalnız “bulut” veya “yerel” kelimesiyle değerlendirmek yeterli değildir; teknik ve hizmet koşullarının açıklanması gerekir.
Marka karşılaştırmasını doğrulanabilir bilgiyle yapın
Bir ürünün her işletme için diğerlerinden daha iyi olduğu şeklinde genel hüküm vermek doğru değildir. Güncel ürün sürümü, paket ve hizmet kapsamı incelenmeden özellik tablosu hazırlanması da yanıltıcı olabilir. Bu rehber rakip markalar adına hizmet veya yetkili satıcılık iddiası içermez.
BTPOINT ile muhasebe yazılımı ihtiyaçlarınızı ve DİA ön muhasebe çözümünü değerlendirebilirsiniz. Mevcut programdan geçiş düşünüyorsanız program değiştirme rehberini de inceleyin. İlk demoya hazırlanmak için örnek işlem dosyası oluşturabilirsiniz.