PROGRAM DEĞİŞİKLİĞİ · VERİ HAZIRLIĞI
Muhasebe programı değiştirirken hangi verileri kontrol etmelisiniz?
Yeni programa geçişi yalnız dosya yükleme olarak görmeyin. Kartlar, açılış miktarları, açık belgeler ve sorumlular için kontrol planı oluşturun.
Mevcut muhasebe veya ticari yazılımınız artık ihtiyacınızı karşılamıyorsa ilk adım hangi sorunun çözülmesini istediğinizi yazmaktır. Rapor gecikmesi, mükerrer veri girişi, stok farkı veya kullanıcı yapısının değişmesi farklı hazırlıklar gerektirebilir. Program değişikliği bunların tamamını kendiliğinden ortadan kaldırmaz. Kaynak verinin ve yeni çalışma kurallarının birlikte ele alınması gerekir.
Taşınacak veriyi başlıklar halinde ayırın
Ürün ve cari kartları, stok açılış miktarları, cari açılış bakiyeleri, açık belgeler ve geçmiş hareketler ayrı veri kümeleridir. Kaynak programın hepsini aynı dosyayla dışa aktarması beklenmemelidir. Kullanabildiğiniz rapor ve dosya biçimlerini öğrenin. Yeni çözümde hangi alanın ne için kullanılacağını teknik incelemeyle belirleyin.
Yalnız kartların aktarılması, geçmiş bütün işlerin taşındığı anlamına gelmez. Bir sipariş kısmen teslim edilmiş veya müşteri avans vermiş olabilir. Devam eden işler için hangi bilginin yeni sistemde kurulacağı, hangisinin eski sistemde referans tutulacağı açıklanmalıdır. Aktarım teklifinin bu ayrımı içerdiğini kontrol edin.
Ürün kartlarında kod, barkod ve birimleri gözden geçirin
Aynı ürün farklı adlarla açılmışsa önce bunların gerçekten aynı ürün olup olmadığını kontrol edin. Ölçü veya ambalaj farkları önemli olabilir. Koliyle alış, adetle satış gibi birim dönüşümlerini örnekleyin. Yanlış dönüşüm, dosya teknik olarak başarıyla yüklense bile miktarın yanlış yorumlanmasına yol açabilir.
Boş veya mükerrer barkodları, kullanım dışı ürünleri ve varsa varyant ayrımını inceleyin. Kararı yalnız kod sayısını azaltmak amacıyla vermeyin. Geçmiş hareketlerin ve günlük kullanımın ihtiyacını birlikte değerlendirin. Pilot sonrasında seçtiğiniz birkaç ürünle mal kabul, satış, iade ve sayım örneği yapın. Stok-depo değerlendirmesinde kullanılan cihazların uygunluğunu da ayrıca teyit edin.
Cari hesapları yalnız toplam bakiye ile taşımayın
Müşterinin toplam bakiyesini kaydetmek bazı ihtiyaçları karşılayabilir, ancak hangi belgenin açık kaldığını görmek istiyorsanız daha ayrıntılı kapsam gerekir. Örnek müşteri için birden fazla satış, kısmi ödeme ve iade hazırlayın. Eski rapordaki sonuçla deneme aktarımı sonrası sonucu karşılaştırın.
Aynı kuruluşun farklı isimlerle açılmış kartları varsa bunları yetkili kişiler incelemelidir. Benzer adlar aynı tüzel kişi olduklarını göstermez. Açılış bakiyesinin tarihi ve dayandığı rapor belli olsun. Müşteri ve tedarikçi mutabakatının kim tarafından yapılacağını, fark bulunduğunda hangi kaydın araştırılacağını yazın. Bu çalışma mali müşavirinizin yasal muhasebe değerlendirmesinden ayrı düşünülmemelidir.
Geçiş tarihindeki devam eden işlemleri listeleyin
İşletme çalışmaya devam ederken veriyi iki sistemde aynı anda değiştirmek kontrolü zorlaştırabilir. Hangi saatten sonra hangi sistemin esas alınacağını belirleyin. O sırada açık sipariş, bekleyen ürün, yoldaki transfer, henüz işlenmemiş ödeme veya belge bulunabilir. Bunların her biri için sorumlu seçin.
Bir örnek siparişi eski sistemde açılmış, yeni sistemde tamamlanacak şekilde değerlendirin. Ürün miktarı ve finans kaydı nasıl karşılaştırılacak? Belge ilişkisinin nasıl kurulacağı teknik inceleme ve ilgili uzmanların değerlendirmesini gerektirebilir. Bütün eski işlerin yeni programda otomatik aynı biçimde oluşacağı varsayılmamalıdır.
Elektronik belge geçişini ayrı planlayın
E-Fatura ve E-Arşiv kullanıyorsanız mevcut sağlayıcıyı, belge erişimini ve kullanım durumunu ilk görüşmede belirtin. Başvuru, sağlayıcı değişimi veya entegrasyon beklentisi aynı işlem değildir. Geçmiş belgelere erişim ve saklama sorumluluklarını ayrıca konuşun.
Geçerli yasal yöntemler ve yükümlülükler için güncel GİB bilgisi ile mali müşavirinizin yönlendirmesini esas alın. Teknik görüşme, yeni kayıt akışının nasıl kurulacağına odaklanmalıdır. E-Fatura kapsamını, belge hacmini ve ilave hizmetleri yazılı teklifte açık görmek isteyin. Buradaki rehber belirli bir geçiş süresi veya bütün başvuruların aynı koşulla yapılacağı taahhüdünü içermez.
Deneme aktarımını gerçek kullanım örneğiyle kabul edin
Küçük ve anonim bir veri kümesiyle pilot çalışma yapmak, eksik alanları erken fark etmenize yardımcı olabilir. Denemede yalnız dosyanın yüklenmesini değil, kullanıcıların o veriyi doğru kullanmasını da kontrol edin. Örnek ürün satışı, açık belge ve ödeme bağlantısını birlikte inceleyin.
Bir kabul listesine beklenen miktarı, toplamı, ilgili raporu ve kontrol eden kişiyi yazın. Fark bulunduğunda açıklamasını kaydedin. Veri temizliği, aktarım ve kullanıcı eğitimi farklı işlerdir; aynı bedel başlığı altında neyin dahil olduğunu öğrenin. Yeni sistemde kullanılan tanımın hangi işletme kararına dayandığını çalışanların da anlayabilmesi önemlidir.
Eski programdaki erişimleri ve referans kayıtlarını koruyun
Yeni yazılıma geçmek eski kayıtların hemen silinmesi gerektiği anlamına gelmez. Saklama, rapor erişimi, sözleşme ve kullanım hakkı koşullarını ilgili uzmanlarınızla değerlendirin. Hangi raporların referans tutulacağına ve bunlara kimlerin erişeceğine karar verin. Yedek aldığınızı düşünmekle kaydın gerçekten okunabildiğini doğrulamak farklı aşamalardır.
Parolaları ortak bir dosyada veya web formunda paylaşmayın. Aktarım için gerekiyorsa güvenli çalışma yöntemi ayrıca belirlenmelidir. Bu içerik başka markaların veritabanına izinsiz erişim veya korumalarını aşma yöntemi sunmaz. Yalnız yetkili olduğunuz kayıtların uygun yöntemlerle incelenmesi gerekir.
DİA ERP’ye geçişi ihtiyaç dosyanızla görüşün
BTPOINT ile görüşmeye mevcut programınızın adı, kullanılan kullanıcı sayısı ve çözmek istediğiniz problemle başlayabilirsiniz. DİA uygunluğu güncel modül ve hizmet kapsamı üzerinden değerlendirilir. BTPOINT’in diğer yazılım markalarında yetkili destek merkezi olduğu iddia edilmez; bütün kaynak formatlarının taşınabileceği önceden söylenmez.
Önce muhasebe yazılımı ihtiyaç listenizi ve karşılaştırma ölçütlerinizi hazırlayın. Daha ayrıntılı veri hazırlığı için ERP geçiş kontrol listesinden yararlanabilirsiniz. Formda bulunduğunuz ili seçerek demo ve kapsam görüşmesi isteyebilirsiniz; parola veya gerçek müşteri dosyası göndermeniz gerekmez.