Muhasebe yazılımı seçimini işletmenizin günlük işiyle değerlendirin

Ön muhasebe programı ile genel muhasebe aynı ihtiyaç değildir

Ön muhasebede günlük ticari hareketlerin düzenli tutulması öne çıkar. Müşteri ve tedarikçi kartları, açık belgeler, tahsilatlar, ödemeler, kasa, banka ve ürün hareketleri bu çerçevede değerlendirilebilir. Genel muhasebe ve yasal yükümlülükler ise farklı uzmanlık ve süreçler gerektirir. İşletme içinde hangi kayıtların tutulacağını ve mali müşavirinizle veri paylaşımının nasıl yapılacağını birlikte belirleyin.

Bir yazılımda fatura oluşturulabilmesi bütün muhasebe ihtiyaçlarının çözüldüğü anlamına gelmez. Kullanılacak modüller, veri aktarımı, raporlar ve sorumluluklar ayrıca incelenmelidir. BTPOINT ile DİA ön muhasebe kapsamını ve gerekiyorsa genel muhasebe çözümünü ayrı başlıklarla görüşebilirsiniz. Bu içerik mali müşavirlik veya güncel mevzuat danışmanlığı yerine geçmez.

İhtiyacınızı dört iş akışından biriyle anlatın

Bu örnekler her özelliğin her pakete dahil olduğu anlamına gelmez. Beklediğiniz sonucu, kullanılan cihazları ve varsa dış sistemleri görüşmeye ekleyin. İşlem hacmi ve kullanıcı yapısı uygun kapsamın belirlenmesine yardımcı olur. İlk mesajda bütün ayrıntıları bilmeniz gerekmez; hangi konuda belirsizlik yaşadığınızı belirtmeniz de değerlidir.

Cari takipte yalnız toplam bakiyeyi görmeyin

Müşterinin borcunu tek rakam olarak bilmek, hangi belgenin neden açık kaldığını açıklamaya yetmeyebilir. Örnek bir müşteri için iki vadeli satış, bir kısmi ödeme ve küçük bir iade hazırlayın. Toplamla belge ayrıntısının aynı sonucu verdiğini kontrol edin. Tahsilatın yanlış belgeye bağlanması durumunda düzeltmenin nasıl yapılacağını sorun.

Mevcut kayıtlarınızda benzer isimli müşteri kartları varsa geçiş öncesi bunları inceleyin. Aynı isim aynı kuruluş anlamına gelmeyebilir; kart temizliğini işletmenizdeki yetkili kişi kontrol etmelidir. Açılış bakiyesinin hangi tarih için alınacağını ve kaynak raporla kimin karşılaştıracağını belirleyin. Yeni program, yanlış başlangıç verisini kendiliğinden doğru hale getiren bir araç olarak görülmemelidir.

Stok takip programı ile finansal kaydı birlikte düşünün

Koliyle alınan ve adetle satılan bir ürün, miktar ve bedel ilişkisini değerlendirmek için iyi bir örnektir. Ürün kodu, barkod, birim ve fiyat tanımlarının satış, depo ve finans çalışanları için aynı anlama geldiğini görün. İade veya eksik teslim olduğunda hem ürün miktarı hem müşteri hesabı nasıl etkileniyor? İstenen kontrolü yalnız normal satışla sınırlandırmayın.

Birden fazla depoda çalışıyorsanız toplam miktarın yanında ürünün bulunduğu yeri de değerlendirin. Seri, lot, varyant veya özel rapor ihtiyacını ayrı belirtin. Stok ve depo çözüm görüşmesinde gereken teknik kapsamı güncel ürün ve teklif üzerinden teyit edin. Donanımın mevcut olması, bütün okuyucu ve yazıcıların koşulsuz uyumlu olduğu anlamına gelmez.

E-Fatura programı ararken sorulacak sorular

Elektronik belge ihtiyacı muhasebe yazılımı seçiminden bağımsız düşünülmemelidir. Mevcut sağlayıcınız, aylık belge adediniz, belgeyi hazırlayan kullanıcı ve gönderim durumunu kontrol eden kişi farklı soruları gündeme getirir. Satış kaydındaki bilgilerin hangi yöntemle belgeye taşındığını ve bir hata fark edildiğinde hangi adımların izleneceğini inceleyin.

E-Fatura değerlendirmesinde E-Arşiv ve gerekiyorsa E-İrsaliye ihtiyaçlarını ayrı yazın. Paket, belge hacmi, geçiş, saklama ve ilave entegrasyon kalemlerini teklifin içinde açık görmek isteyin. Yasal zorunluluklar, tarihler ve işlem yöntemleri için güncel GİB bilgileriyle mali müşavirinizin yönlendirmesini esas alın. Burada bütün işletmeler için aynı başvuru koşulu veya sabit kullanım bedeli sözü verilmez.

Bulut muhasebe yazılımında erişim kadar çalışma koşulları da önemlidir

Farklı noktalardan erişim, internet bağlantısı ve yetkilerle birlikte değerlendirilmelidir. Kasa çalışanı, depo kullanıcısı ve yöneticinin hangi kayıtları görmesi gerektiğini ayrı listeleyin. Ortak parola yerine göreve uygun kullanıcı hesaplarıyla çalışma ihtiyacınızı açıklayın. Personel değiştiğinde erişimin nasıl kapatılacağını da konuşun.

İnternet kesintisinde ne olacağı, veri dışa aktarma seçenekleri, yedekleme ve destek sorumlulukları yazılı hizmet koşullarıyla incelenmelidir. Çevrimdışı işlem, belirli entegrasyon veya cihaz desteğini teyit etmeden var kabul etmeyin. DİA ERP görüşmesinde muhasebe ihtiyacınızın daha geniş bir işletme akışıyla ilişkisini bu örneklerle değerlendirebilirsiniz.

Başka bir muhasebe programı kullanıyorsanız

Program değişikliği düşünmeniz bütün geçmişin doğrudan aktarılabileceği anlamına gelmez. Kaynak yazılımdan hangi rapor ve dosyaların alınabildiğini öğrenin. Ürün kartı, cari kart, başlangıç miktarı, açık belge ve bakiye aktarımı ayrı kapsamlar olabilir. İlk incelemeyi anonim küçük bir dosyayla yapmak, veri yapısını anlamaya yardımcı olur.

BTPOINT bu sitede DİA çözümü hakkında bilgi ve kapsam görüşmesi sunar; diğer markaların yetkili satıcısı veya destek merkezi olduğunu iddia etmez. Başka yazılımları araştıran işletmeler için muhasebe programı seçim rehberi ve program değiştirme kontrol listesi hazırlanmıştır. Karşılaştırma aynı örnek işlem ve kapsam üzerinden yapılmalıdır.

Türkiye genelinden demo ve teklif görüşmesi

BTPOINT’in fiziksel ofisleri İstanbul ve Van’dadır. Diğer illerde ayrı ofis adresi göstermiyoruz. Bulunduğunuz ili ve ihtiyacınızı formda belirterek görüşme isteyebilirsiniz. Görüşme yöntemi, eğitim, veri hazırlığı ve gerekiyorsa yerinde çalışma kapsamı ayrıca planlanır. Her ile aynı takvim veya koşulsuz yerinde müdahale sözü verilmez.

İl seçimi sayfasından bulunduğunuz bölüme ulaşabilir veya doğrudan demo formunu kullanabilirsiniz. Kullanıcı sayısı, mevcut program ve en çok zaman alan işleminizi yazmanız yeterli bir başlangıçtır. Parola, banka erişimi veya gereksiz kişisel veri paylaşmayın. Ürün kapsamı ve güncel bedel, ihtiyaç görüşmesi sonrasında yazılı teklifle netleşmelidir.